Entenda a importância de ter uma boa gestão documental nas escolas

Você já parou para pensar na quantidade de papel que sua escola produz todos os dias? Ou, ainda,

Você já parou para pensar na quantidade de papel que sua escola produz todos os dias? Ou, ainda, na quantidade de espaço que eles ocupam em armários e salas que poderiam ser utilizados de formas mais produtivas? Além, é claro, da dificuldade em localizar e acessar documentos que, muitas vezes, sua equipe nem se lembra onde guardou. Foi pensando nessas questões que a gestão documental surgiu.

Não sabe bem o que é isso ou como esse processo pode beneficiar sua escola? Calma que nós explicamos. A seguir você poderá descobrir mais sobre a gestão documental, quais são os seus benefícios e, ainda, como fazê-la de forma correta. Acompanhe e confira!

O que é gestão documental?

A gestão documental, também conhecida por gestão de documentos, é uma solução que promete otimizar a rotina administrativa dentro de uma escola ou empresas em geral. Nesse processo, os documentos são selecionados, organizados, arquivados e digitalizados a fim de facilitar o acesso e compartilhamento de informações de forma eletrônica, além de garantir mais espaço físico dentro das instituições.

Ainda assim, muitos gestores se perguntam se vale realmente a pena apostar nessa modalidade. A verdade é que sim, esse é um bom investimento e, por isso, separamos alguns benefícios da gestão documental para a rotina de sua escola — os quais você poderá conferir a seguir.

Quais são os benefícios da gestão documental?

Em uma boa gestão de documentos pode-se notar instantaneamente alguns benefícios. Mais espaço no ambiente escolar, aumento de produtividade e facilidade de localizar informações são alguns deles. Isso porque, nesse processo de gerenciamento, os documentos são categorizados e arquivados de forma segura em um local específico, geralmente fora da escola.

Ainda nessa fase inicial, é feita a digitalização de todos os papéis permitindo que suas informações possam ser acessadas de forma eletrônica, o que garante maior agilidade em sua localização e, consequentemente, maior produtividade de toda a equipe.

Vale ressaltar que todo esse processo é feito de forma segura e sigilosa, garantindo assim, tranquilidade para os gestores que optarem por contratar uma empresa para realizar a gestão documental.

Como fazer uma boa gestão de documentos nas escolas?

Ainda está em dúvida e quer entender melhor sobre como isso funciona na prática? Veja a seguir algumas dicas de como realizar esse processo.

Separe os documentos por categoria

Você pode fazer isso colocando etiquetas coloridas nas caixas e/ou papéis, ou até de alguma outra forma de fácil identificação. Apenas com esse procedimento, já vai dar para notar uma facilidade um pouco maior na localização de documentos.

Coloque cada assunto em um local específico

Cada categoria deverá ser guardada em um local diferente e bem específico. É cada um na sua casa! Somando essa à dica anterior, a rapidez aumenta de forma considerável, permitindo que as tarefas transcorram de forma mais ágil.

Informe seus funcionários sobre essa nova organização

Não quer gerar confusão? Então cada funcionário que é, de alguma forma, responsável por redigir, procurar ou arquivar documentos, precisa ter ciência sobre a localização de cada um desses papéis. Isso é muito importante para que o processo continue funcionando.

Informatize seus documentos (os recorrentes e os de arquivo)

Para garantir mais rapidez e facilidade em encontrar documentos, eles poderão ser informatizados de forma que não seja necessário tê-los em mãos. Ou seja, qualquer funcionário que tenha permissão para isso poderá acessar essas informações em seu computador.

Quais documentos devem ter uma boa gestão na escola?

Ainda que a digitalização desses papéis seja uma forma efetiva de mantê-los armazenados com segurança, alguns documentos não dispensam o armazenamento físico. A perda ou dano desses papéis pode gerar consequências negativas para o aluno e a escola, por isso, os seguintes documentos devem ter uma atenção maior:

  • folha de chamada: responsável por descrever a frequência do aluno na instituição;
  • provas: funcionais para avaliar o desempenho dos alunos durante o período letivo;
  • histórico pedagógico: descreve o desempenho do aluno em uma cronologia de ensino;
  • contrato do aluno: apresenta os dados do aluno contratante e cláusulas contratuais acordadas no momento da adesão.

Organize esses documentos em um local seguro e de fácil acesso, ordene-os por categorias e ordem alfabética a fim de facilitar a busca por qualquer um deles. Com isso, o atendimento ao aluno é feito de forma mais ágil.

Seguindo essas dicas e, até mesmo, implementando outras formas de organização de documentos e tarefas, já dá para obter uma boa transformação, tanto nas questões que envolvem a rotina de trabalho, como no atendimento que sua escola oferece aos alunos, familiares e comunidade em geral.

Não quer ter trabalho com isso? Você pode contratar uma empresa especializada para realizar a gestão documental da sua escola e, então, usufruir de todos os benefícios que listamos neste post.

E aí, gostou dessas dicas? Sua escola já faz a gestão documental? Então conte um pouco de como tem sido sua experiência nesse assunto ou, caso tenha alguma dúvida, deixe-a aqui embaixo nos comentários.